הנתיב המרושע (נתיב הקסמים) של זינוק בהוצאות

העדר פיקוח, מאפשר (ואולי אף מעודד) סטייה מההוראות והמפרט הטכני של המכרז, בין אם בשלב האספקה ובין אם בשלב האחזקה, מגדיל את ההוצאות וגורם נזק לארגון.

הנסיון מלמד שהעדר פיקוח מוביל ליצירת תהליך הנתיב המרושע המתואר להלן:

1. הארגון אפיין את הצורך, ופרסם מכרז מתאים.
2. מספר ספקים הגישו הצעה, חלקם תמחרו הצעתם בהתאם לדרישות המפרט הטכני (ולכן הצעתם היתה גבוהה יותר) וחלקם תמחרו בהתאם למה שלדעתם יצליחו לספק ללקוח.
3. הספק שהצעתו היתה הנמוכה ביותר הוכרז כזוכה.
4. הספק סיפק את המוצר שהציע.
5. בשל העדר פיקוח, אף גורם בתהליך לא זיהה את חוסר ההתאמה בין המוצר שסופק לדרישות המפרט הטכני. המוצר שסופק יכול להיות דומה אך לא זהה, למוצר שהוזמן.
6. השימוש החל.
7. האחזקה שהעניק הספק, אינה מלאה ואיכותית כנדרש.
8. כתוצאה ישירה, תקלות מתחילות לצוץ מוקדם מהצפוי.
9. הארגון מתחיל להוציא כספים נוספים בלתי מתוכננים לביצוע תיקונים ולעיתים פעילות הארגון מושבתת.
10. בהעדר פיקוח, גם התיקונים מבוצעים בצורה שאינה איכותית.
11. אורך חיי המוצר מתקצר, עד שמגיע הצורך להחליף את המוצר בחדש וזאת זמן רב לפני המועד שתוכנן.
12. גיוס תקציב מוקדם מהמתוכנן מלווה בהוצאות גבוהות ולעיתים על חשבון משימות אחרות.
13. מפורסם מכרז חדש.
14. במכרז החדש, הספקים האיכותיים מהמכרז הראשון (אלו שלא זכו…) כבר אינם מעוניינים להשתתף כי מבינים שהסיכוי שלהם לזכות אפסי ושהלקוח אינו מעונין בעמידה בתנאי המכרז ובאיכות מוצר גבוהה שביכולתם לספק.
15. הארגון נשאר עם ספק יחיד.
16. הספק היחיד, בידיעה שאין לו מתחרים, מגיש הצעת מחיר גבוהה ב 100% ממחיר השוק הרגיל. מאחר וללקוח אין הצעות אחרות להשוות אליהן, הוא מוצא עצמו מנותק ממחירי השוק.
17. לאחר תהליך מו"מ, מעניק הספק היחיד הנחה בגובה 10%.
18. הלקוח מזמין המוצר במחיר שהוא גבוה ב 80% ממחיר השוק הרגיל.

מעבר לאמור לעיל, ארגון שבונה לעצמו מוניטין של הקפדה על פיקוח צמוד איכותי ומקצועי, ומוכן להקצות משאבים לשם כך, מקטין את הוצאותיו בשל היבטים נוספים:

1. הגברת התחרות – ספקים טובים לומדים להעריך את הארגון, ורואים בעבודה עמו כזכות. הספקים מוכנים אף להקטין את הרווח הצפוי עבור זכות זו.
2. הקפדה על תקופת ביצוע – מונעת חריגות שעלולות להפריע לארגון (לדוגמא: הוצאות איכלוס חלופי) ופגיעה בפעילות החברה.
3. הגברת הבטיחות בביצוע – העבודה מבוצעת ללא פגיעות בגוף/נפש, ללא עיכובים, ללא נזקים וללא הוצאות מיותרות.
4. הגברת הבטיחות העתידית – הסיכון בפגיעה עתידית של עובדי הארגון או צדדים שלישיים (ותביעות עתידיות) כתוצאה מכשל בעבודת הספק – יורד דרמטית.

לסיכום

1. פיקוח צמוד איכותי מקצועי ותכנון נכון לטווח ארוך, מאפשרים ניהול תקציבים באופן מדויק ומניעת זינוק בהוצאות.
2. ההוצאה על פיקוח מחזירה את עצמה בטווח הארוך ואף מייצרת רווח.